Khi thực hiện 5S, những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc; những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng; máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, tạo sự hoà đồng của mọi người, qua đó mọi người làm việc có thái độ tích cực, có trách nhiệm và ý thức trong công việc, tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến, mọi người làm việc có kỷ luật
Xây dựng và thực hành 5s tại VNPT Hưng Yên là một trong những nội dung chủ đạo nhằm cải thiện điều kiện làm việc, nâng cao hiệu quả quản lý, tổ chức SXKD. Đặc biệt là trong điều kiện VNPT Hưng Yên đang nỗ lực thực hiện các giải pháp để đạt mục tiêu: Chất lượng mạng lưới và chất lượng dịch vụ số 1 trong lòng khách hàng thì việc xây dựng và thực hành 5s được coi là giải pháp đột phá trong khoa học quản lý, làm thay đổi tư duy, tác phong, phương pháp làm việc đem lại những lợi ích hết sức thiết thực và lâu dài.
Buổi đào tạo 5s tại VNPT Hưng Yên
5s được biết đến là công cụ do người Nhật phát minh, đã đem lại lợi ích vô cùng to lớn, là đỉnh cao trong khoa học quản lý hiện đại, đã góp phần làm nên kỳ tích đưa một quốc qua nghèo nàn, kiệt quệ bởi chiến tranh thế giới thứ hai và sức công phá của bom nguyên tử do Mỹ đã ném xuống Hiroshima và Nagasaki tháng 8 năm 1945 trở thành 1 quốc gia siêu cường trên thế giới. Bởi lẽ 5s là nền tảng cơ bản để thực hiện hệ thống đảm bảo chất lượng góp phần tạo nên một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn. Khi thực hiện 5S, những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc; những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng; máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, tạo sự hoà đồng của mọi người, qua đó mọi người làm việc có thái độ tích cực, có trách nhiệm và ý thức trong công việc, tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến, mọi người làm việc có kỷ luật. Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc. Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn. Cùng với đó, thực hành 5s sễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc, tạo tinh thần và bầu không khí làm việc cởi mở, từ đó năng suất làm việc được tăng lên đáng kể.
Bước đầu thực hành 5s, nhân viên của VNPT Hưng Yên đang tiến hành sàng lọc, sắp xếp, phân loại tài liệu tại nơi làm việc
Xác định rõ ý nghĩa và tầm quan trọng đó, tháng 4 năm 2016, VNPT Hưng Yên đã mời các chuyên gia đầu ngành của Trường Đại học Bách khoa Hà Nội về giảng dạy chuyên đề xây dựng và thực hành 5s cho đội ngũ cán bộ quản lý từ Khối văn phòng xuống đến các đơn vị trực thuộc. Ngay sau khi được học tập và trang bị kiến thức, VNPT Hưng Yên đã chỉ đạo xây dựng và ban hành kế hoạch triển khai thực hiện 5s bao gồm các giai đoạn thực hành 5s từ khối văn phòng xuống đến các đơn vị trực thuộc VNPT Hưng Yên, thành lập Ban Chỉ đạo xây dựng và thực hành 5s, xây dựng các tiêu chí chấm điểm thực hành 5s, tạo nên phong trào thi đua rộng rãi trong CBCNV để chấm điểm, hàng quý sơ kết, trích từ 20 đến 30 triệu đồng khen thưởng các tập thể và cá nhân tiêu biểu trong thực hành 5S.
Trong 1 buổi ra quân, CBCNV Khối VP VTHY đã phát quang bụi rậm, tạo cảnh quan và môi trường làm việc
Cụ thể thành các giải pháp, chế tài trong việc tổ chức thực hiện, ngày 02/5/2016 Giám đốc Viễn thông Hưng Yên đã ban hành quy định thực hiện 5s tại VNPT Hưng Yên, theo đó phân định các danh mục công việc cần triển khai thực hành 5s. Đối với khối văn phòng đã đồng loạt ra quân thực hiện vệ sinh cơ quan, tiến hành sàng lọc, phân loại các tài liệu, vật dụng phục vụ công tác để loại bỏ, sắp xếp đồ đạc trang thiết bị nơi làm việc đảm bảo ngăn lắp, sạch sẽ đảm bảo mỹ quan, khoa học nơi làm việc. Không dừng lại ở đó, thứ 7 hàng tuần CBCNV khối văn phòng được tăng cường xuống phối hợp với đơn vị trực thuộc ra quân tiến hàng sàng lọc, sắp xếp và thực hiện công tác vệ sinh công nghiệp đảm bảo môi trường làm việc thông thoáng từ trụ sở làm việc đến các trạm viễn thông. Ngày thứ 7, tuần cuối cùng trong tháng được lấy là “ngày 5s” để toàn thể CBCNV thực hiện theo các tiêu chí đã ban hành. Đặc biệt, thực hành 5s đã được thực hiện triệt để trong tối ưu mạng lưới, thiết bị ở các trạm viễn thông đã góp phần quan trọng trong việc tăng năng lực cung cấp dịch vụ, thu hồi, dồn dịch thiết bị tái sử dụng, tiết kiệm triệt để điện năng tiêu thụ, giảm thiểu nguy cơ cháy nổ, mất an toàn nhà trạm, chủ động trong phòng tránh, giảm nhẹ thiệt hại do thiên tai, địch họa, đảm bảo an toàn thông tin liên lạc thông suốt trong mùa mưa bão đã cận kề.
Thực hành 5s trong tối ưu thiết bị, nhà trạm
Trên cương vị là “thuyền trưởng” khởi xướng việc xây dựng và thực hiện 5s nhằm đưa VNPT Hưng Yên hướng đến phương pháp quản trị khoa học, hiện đại, ông Trần Quốc Hưng - Bí thư Đảng ủy, Giám đốc, trưởng ban chỉ đạo xây dựng và thực hành 5s cho biết: “Với quyết tâm thực hiện mục tiêu năm 2016 là năm VNPT đạt chất lượng mạng lưới và chất lượng dịch vụ số 1 trong lòng khách hàng theo Nghị quyết Đảng ủy Tập đoàn đã đề ra thì VNPT Hưng Yên xác định 5s là nền tảng cơ bản để thực hiện hệ thống đảm bảo chất lượng, vì vậy hơn bao giờ hết, CBCNV phải thấm nhuần ý nghĩa và lợi ích của 5s, từ cập nhật kiến thức để thiết lập cho mình 1 phương pháp làm việc khoa học và thời gian biểu để giải quyết công việc hợp lý, hiệu quả đến thực hành 5s để xây dựng nơi làm việc thân thiện, khoa học, tạo điều kiện để người lao động say mê và sáng tạo trong công việc, nhất là chuyên nghiệp về tác phong, giao tiếp phục vụ khách hàng làm khách hàng luôn luôn hài lòng về các dịch vụ và VNPT Hưng Yên cung cấp là yêu cầu thường xuyên phải quan tâm thực hiện. Thực hành 5s không phải là công việc 1 sớm 1 chiều có thể hoàn tất và cũng không hề đơn giản do tư duy, nếp nghĩ đã ăn sâu vào tiềm thức của mỗi chúng ta từ nhiều năm nay nhưng với 1 doanh nghiệp đang chịu nhiều sức ép cạnh tranh như VNPT Hưng Yên thì việc đổi mới tổ chức SXKD để cung cấp các sản phẩm dịch vụ đảm bảo chất lượng vượt trội được khách hàng thừa nhận được coi như nhiệm vụ xuyên suốt và lâu dài”.
Trước khi thực hành 5s
Kết quả nơi làm việc đã được bố trí gọn gàng ngăn nắp sau khi thực hành 5s
Đúng như vậy, áp dụng mô hình 5s trong đổi mới tổ chức SXKD là việc làm thường xuyên và liên tục, đòi hỏi phải có đầy đủ các điều kiện về nhân lực, nguồn lực cần thiết. Xong ghi nhận và so sánh sau gần 1 tháng ra quân thực hiện tại nơi làm việc của CBCNV đã có sự khác biệt rất nhiều so với trước đây, gọn gàng, ngăn lắp, sạch đẹp hơn, các tiêu chí về mặt kỹ thuật tại các tổng đài, nhà trạm được đảm bảo, đảm bảo tốt các yêu cầu về an toàn vệ sinh lao động, phòng chống thiên tai, giảm thiểu đáng kể nguy cơ mất an toàn về tài sản và an toàn thông tin liên lạc và điều quan trọng nhất là đã góp phần thay đổi trong tư duy, tác phong, phương pháp làm việc từ người công nhân trực tiếp sản xuất đến lãnh đạo đơn vị. Đây mới là kết quả bước đầu sau thời gian ngắn thực hành 5s nhưng đó là tín hiệu khả quan để triển khai các bước tiếp theo và là cơ sở vững chắc để tin tưởng rằng xây dựng và thực hành 5s tiền đề quan trọng để VNPT Hưng Yên đạt chất lượng mạng lưới và chất lượng dịch vụ số 1 trong lòng khách hàng.
Nguyễn Hồng Long