2. Yêu cầu lưu trữ hóa đơn điện tử
Căn cứ khoản 3 Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, để đảm bảo tính hợp pháp cho việc lưu trữ hóa đơn điện tử nói chung và thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử nói riêng, các hóa đơn điện tử khi lưu trữ phải đáp ứng đầy đủ 03 yêu cầu sau:
- Một là, hóa đơn điện tử trong suốt thời gian lưu trữ phải đảm bảo tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi hay sai lệch;
- Hai là, hóa đơn điện tử khi lưu trữ phải đảm bảo đúng và đủ thời gian theo quy định của pháp luật kế toán;
- Ba là, hóa đơn điện tử khi lưu trữ được phép in ra giấy và đảm bảo có thể tra cứu khi được yêu cầu.
Chỉ khi đáp ứng các điều kiện quy định trên thì hóa đơn điện tử lưu trữ mới đảm bảo hợp pháp.
Lưu ý: Hóa đơn điện tử đã được áp dụng công nghệ hiện đại nhưng trong quá trình lưu trữ vẫn có thể xảy ra rủi ro mất dữ liệu hóa đơn do bị xóa hoặc bị virus xâm nhập. Do đó, các tổ chức, doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn những nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, được Cơ quan Thuế lựa chọn như phần mềm hóa đơn điện tử VNPT-Invoice của Bluesea.
3. Xử phạt khi vi phạm về lưu trữ HĐĐT
Trong thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử, nếu các đơn vị kinh doanh vi phạm quy định lưu trữ hóa đơn điện tử thì bị xử phạt vi phạm hành chính.
Theo Thông tư 176/2016/TT-BTC, dù cố ý hay vô ý thì doanh nghiệp làm mất, cháy, hỏng hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử cũng bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt như sau:
- Phạt từ 6-18 triệu đồng với các hóa đơn GTGT chưa thực hiện thông báo phát hành hóa đơn, nếu chủ động khai báo với cơ quan thuế sau 10 ngày;
- Phạt từ 06 - 08 triệu đồng với các hóa đơn GTGT đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa khai báo với cơ quan thuế, nếu sau 10 ngày.
- Phạt từ 10 - 20 triệu đồng với hóa đơn GTGT bị mất, cháy, hỏng nhưng chưa gửi cho người mua; với các trường hợp không lập hóa đơn bán hàng có giá trị từ 200 nghìn trở lên;
- Phạt từ 20 - 50 triệu đồng nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.
Trên đây, bài viết giải đáp về thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử thế nào là hợp pháp và các quy định liên quan đến lưu trữ hóa đơn điện tử.