Cách viết hóa đơn điều chỉnh Mã số thuế, nội dung, ĐVT, ngày tháng

Khi hóa đơn có sai sót về các nội dung như: mã số thuế, đơn vị tính, ngày tháng năm, tên hàng hóa dịch vụ, số tiền viết bằng chữ... mà hóa đơn này đã được kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.

Trong bài viết này, VNPT sẽ hướng dẫn các bạn cách lập hóa đơn điều chinh trong từng trường hợp sai sót cụ thể:

1. Cách viết hóa đơn điều chỉnh mã số thuế:

Ví dụ:

- Ngày 30/03/2021, CÔNG TY BẮC HƯNG HẢI bán hàng cho Công ty ABC

đã xuất hóa đơn số 0001234, ký hiệu HH/21E

Tại phần thông tin người mua hàng, đã viết mã số thuế của Công ty ABC là: 0901030506

=> Hóa đơn này đã được 2 bên dùng đề kê khai thuế vào quý 1/2021

- Đến ngày 04/05/2021, Công ty ABC phát hiện ra hóa đơn số 0001234 bị sai mã số thuế (mã số đúng là 0901030505)

=> Vì hóa đơn số 0001234 đã được dùng đề kẻ khai thuế nên 2 bên đã tiến hành lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sot vào ngày 04/05/2021.

(Mẫu biên bản các bạn có thể tham khảo tại đây: Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn mới nhất 2021)

=> Sau khi lập biên bản xác nhận sai sót, bên bán sẽ xuất hóa đơn điều chỉnh mã số thuế như sau:

+ Ngày tháng: là ngày lập biển bản điều chính hóa đơn

+ Phần thông tin người mua: đúng tên công ty, địa chỉ và mã số thuế đúng theo đăng ký của bên mua

+ Phần hình thức thanh toán: gạch chéo

+ Tại phần nội dung tên hàng hóa dịch vụ: ghi rõ mã số thuê đã ghi sai, nội dụng điều chỉnh (mã số thuế đúng), số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm hóa đơn đã lập cần điều chỉnh

+ Các chi tiêu còn lại không sai thì gạch chéo

(Mẫu hóa đơn điều chỉnh mã số thuế)

Vì hóa đơn điều chỉnh số 0002345 chỉ điều chính nội dung là mã số thuê tức là không ảnh hưởng đến tiền thuế. Nên 2 bên không cần phải kê khai thuế GTGT đối với hóa đơn này

Còn nếu hóa đơn viết sai mà anh hưởng đến tiễn thuế thì sẽ phải điều chính tăng giảm và kê

khai thuế GTGT. Chỉ tiết các bạn xem tại đây:

Cách viết hóa đơn điều chỉnh tăng giảm đơn giá, thành tiên, tiên thuế

2 bên sẽ lưu trữ hóa đơn điều chỉnh số 0002345 và biên bản điều chỉnh hóa đơn, kẹp cùng với hóa đơn số 0001234 đề giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu

- Bên bán khi làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn sẽ cho hóa đơn điều chỉnh số 0002345 vào cột số sử dụng

Lưu ý: Đối với Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót vẻ tên, địa chỉ người mua nhưng ghỉ đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh xà không phai lập hóa đơn điều chỉnh.

Theo khoản 7 điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC.

2. Cách viết hóa đơn điều chỉnh ngày tháng năm

Ví dụ:

- Ngày 05/04/2021, CÔNG TY BẮC HƯNG HẢI xuất hóa đơn bán hàng cho công ty ABC đã xuất hóa đơn số 0003456, ký hiệu HH/21E

Tại phần thông tin ngày tháng năm đã ghi là: 04/05/2021

=> Do công ty ABC kê khai thuế GTGT theo tháng nên Hóa đơn số 0003456, ký hiệu HH/21E đã được công ty ABC kê khai thuế GTGT vào kỳ tháng 5/2021

- Đến ngày 10/07/2021, CÔNG TY BẮC HƯNG HẢI phát hiện ra hóa đơn số 0003456 bị sai ngày tháng (ngày đúng là ngày giao hàng 05/04/2021)

=> Vì hóa đơn bị sai ngày tháng số 0003456 đã được CÔNG TY BẮC HƯNG HẢI kê khai thuế nên:

- 2 bên tiền hành lập biển bản điều chỉnh hóa đơn vào ngày 10/07/2021 (ghi rõ sai sót về ngày tháng)

- Bên bán - CÔNG TY BẮC HƯNG HẢI sẽ xuất hóa đơn điều chỉnh ngày tháng như sau:

+ Ngày tháng: là ngày lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (10/07/2021)

+ Phần thông tin người mua: đúng tên công ty, địa chỉ và mã số thuế đúng theo đăng ký của bên mua

+ Tại phân nội dung tên hàng hóa dịch vụ: ghi rõ ngày tháng đã ghi sai, nội dung điều chính (ngày tháng đúng), số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm hóa đơn đã lập cần điều chính.

+ Các chỉ tiêu còn lại không sai thì gạch chéo

Mẫu hóa đơn điều chỉnh ngày tháng năm

Lưu ý: đối với trường hợp này, mới chỉ có 1 công ty đã kê khai thuế thì vấn phải lập hóa đơn điều chính

(không được thu hồi hóa đơn đã lập trước đó)

Vì hóa đơn điều chỉnh số 0004567 chỉ điều chỉnh nội dung là ngày tháng tức là không ảnh hưởng đến tiền

thuê

Nên 2 bên không kê khai thuế GTGT đối với hóa đơn điều chính này 2 bên sẽ lưu trữ hóa đơn điều chỉnh và biên bản điều chỉnh hóa đơn, kẹp cùng với hóa đơn số 0004567 để

giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu

- Bên bán khi làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn sẽ cho hóa đơn điều chỉnh số 0004567 vào cột số sử dụng

VNPT mời các bạn tham khảo thêm:

Cách xử lý hóa đơn viết sai tổng thanh toán và số tiền viết bằng chữ(Link)

(có mẫu hóa đơn điều chỉnh)

3. Cách viết hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa dịch vụ:

Ví dụ:

- Ngày 25/3/2021, CÔNG TY BẮC HƯNG HẢI xuất hóa đơn bán Tủ lạnh Toshiba Inverter GR-M25VUBZ(LK) cho công ty ABC đã xuất hóa đơn số 0002261, ký hiệu HH/21E

Tại phân tên hàng hóa dịch vụ ghi là: Tủ lạnh Toshiba Inverter GR-AG41VPDZ(XG1)

=> Hóa đơn số 0002261 đã được 2 công ty kê khai thuế vào kỳ quý 1/2021

- Đến ngày 03/5/2021, CÔNG TY BẮC HƯNG HẢI phát hiện ra hóa đơn số 0002261 bị sai tên hàng hóa mà hóa đơn đã được kê khai thuế nên:

- 2 bên tiến hành lập biên bản điều chính hóa đơn vào ngày 03/05/2021 (ghi rõ sai sót về tên hàng hóa)

- Bên bán - CÔNG TY BẮC HƯNG HẢI sẽ xuất hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa như sau:

+ Ngày tháng: là ngày lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (03/05/2021)

+ Phần thông tin người mua: đúng tên công ty, địa chỉ và mã số thuế đúng theo đăng ký của bên mua

+ Tại phần nội dung tên hàng hóa dịch vụ: ghi rõ tên hàng hóa đã ghỉ sai, nội dung điều chỉnh (tên hàng hóa đúng), số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm hóa đơn đã lập cần điều chính.

+ Các chỉ tiêu còn lại không sai thì gạch chéo

Mẫu hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa

Vì hóa đơn điều chỉnh số 0003231 chỉ điều chính tên hàng hóa, không ảnh hưởng đến tiền thuế

Nên 2 bên không kê khai thuế GTGT đối với hóa đơn điều chỉnh này

2 bên sẽ lưu trữ hóa đơn điều chỉnh, kẹp cùng với hóa đơn số 0003231 đề giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu

- Bên bán khi làm bảo cáo tình hình sử đụng hóa đơn sẽ cho hóa đơn điều chỉnh số 0003231 vào cột số sử dụng.

4. Cách viết hóa đơn điều chỉnh đơn vị tính

Ví dụ:

- Ngày 20/02/2021, CÔNG TY BẮC HƯNG HẢI xuất hóa đơn bán điều hòa cho công ty ABC

đã xuất hóa đơn số 0002310, ký hiệu HH/21E

Trên hóa đơn tại phần đơn vị tính ghi là: Chiếc

=> Hóa đơn số 0002310 đã được 2 công ty kê khai thuế vào kỳ quý 1/2021

- Đến ngày 09/05/2021, CÔNG TY BẮC HƯNG HẢI phát hiện ra hóa đơn số 0002310 bị sai đơn vị tính (đơn vị tính đúng của điều hòa là Bộ) mà hóa đơn đã được kê khai thuế nên:

- 2 bên tiến hành lập biên bản điều chính hóa đơn vào ngày 09/05/2021 (ghí rõ sai sót về đơn vị tính)

- Bên bán - CÔNG TY BẮC HƯNG HẢI sẽ xuất hóa đơn điều chỉnh đơn vị tính như sau:

+ Ngày tháng: là ngày lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (09/05/2021)

+ Phần thông tin người mua: đúng tên công ty, địa chỉ và mã số thuế đúng theo đăng ký KD của bên mua

+ Tại phần nội dung tên hàng hóa dịch vụ: ghi rõ đơn vị tính đã ghi sai, nội dung điều chỉnh (đơn vị tính đúng), số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm hóa đơn đã lập cần điều chính.

+ Cột đơn vị tính: ghi đơn vị tính đúng là : Bộ

+ Các chi tiêu còn lai không sai thì gạch chéo

Mẫu hóa đơn điều chỉnh đơn vị tính

Vì hóa đơn điều chỉnh số 0004231 chỉ điều chỉnh đơn vị tính, không ảnh hưởng đến tiền thuế nên 2 bên không kê khai GTGT đối với hóa đơn điều chỉnh này 2 bên sẽ lưu trữ hóa đơn điều chỉnh, kẹp cùng với hóa đơn số 0004231 để giải trình với cơ quan thuế khi có yêu cầu

Bên bán khi làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn sẽ cho hóa đơn điều chỉnh số 0004231 vào cột sử dụng

Trên đây VNPT đã hướng dẫn các bạn cách lập mẫu hóa đơn điều chỉnh khi có sai sót về nội dung: mã số thuế, đơn vị tính, ngày tháng năm, tên hàng hóa dịch vụ trong trường hợp hóa đơn viết sai đã kê khai thuế

Còn trường hợp nếu hóa đơn có sai sót nhưng chưa giao cho người mua hoặc đã giao nhưng chưa kê khai thuế thì sẽ thực hiện theo quy trình tại khoản 1 và khoản 2 của thông tư 39.

Nguồn: Kế toán Thiên ưng